La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”), regula el tratamiento (en adelante el “Tratamiento”) de Datos Personales, realizado por A ONE INDUSTRIAL REAL ESTATE SERVICES LIMITADA (en adelante “A1 Industrial”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley N° 8968 Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, reglamentada por el Decreto Ejecutivo No. 37554-JP del 30 de octubre del 2012 y, reformado por el Decreto Ejecutivo No. 40008-JP del 19 de julio del 2016 y demás normas concordantes, por medio de las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

1. Información del Responsable del Tratamiento de la información
personal

 La empresa Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es:
–      Razón Social: A ONE INDUSTRIAL REAL ESTATE SERVICES LIMITADA
–      Correo Electrónico: info@a1industrialre.com
–      Teléfono: 2520-6175
–      Dirección: Centro Empresaria Forum I, edificio K, primer piso. Pozos de Santa Ana. San José, Costa Rica 

2. Definiciones 

Los siguientes son los términos definidos que serán utilizados en esta Política de Protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley N° 8968 Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, reglamentada por el Decreto Ejecutivo No. 37554-JP del 30 de octubre del 2012 y, reformado por el Decreto Ejecutivo No. 40008-JP del 19 de julio del 2016: 

a) Datos personales: información de cualquier tipo referida a personas físicas o de existencia ideal identificada o identificable. Una persona identificable es aquella cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad anatómica, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona física no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionadas. 

b) Datos sensibles: datos personales que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical e información referente a la salud o a la vida sexual. 

c) Base de datos: cualquier archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado de datos personales públicos o privados, que sean objeto de tratamiento, automatizado o manual, en el sitio o en la nube, bajo control o dirección de un responsable, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración, organización o acceso. 

d) Tratamiento de datos: operaciones y procedimientos sistemáticos, electrónicos o no, que permitan la recolección, conservación, ordenación, almacenamiento, modificación, relacionamiento, evaluación, bloqueo, destrucción, y en general el procesamiento de datos personales, así como también su cesión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones o transferencias. 

e) Responsable: toda persona física o jurídica, pública o privada, que administre o, gerencia o, se encargue o, sea propietario, de una o más bases de datos públicas o privadas, competente con arreglo a la Ley, para decidir cuál es la finalidad de la base de datos, cuáles categorías de datos de carácter personal deberán registrarse y qué tipo de tratamiento les aplicarán. 

f) Titular de los datos: toda persona física o persona de existencia ideal condomicilio legal o delegaciones o sucursales en el país, cuyos datos sean objeto del tratamiento al que se refiere la presente ley. 

g) Consentimiento del titular de los datos personales: toda manifestación de voluntad expresa, libre, inequívoca, informada y específica que se otorgue por escrito o en medio digital para un fin determinado, mediante la cual el titular de los datos personales o su representante, consienta el tratamiento de sus datos personales. Si el consentimiento se otorga en el marco de un contrato para otros fines, dicho contrato deberá contar con una cláusula específica e independiente sobre consentimiento del tratamiento de datos personales. 

h) PRODHAB: Agencia de Protección de Datos de los Habitantes. 

i) Encargado: toda persona física o jurídica, entidad pública o privada, o cualquier otro organismo que da tratamiento a los datos personales por cuenta del responsable de la base de datos. 

j) Intermediario tecnológico o proveedor de servicios: persona física o jurídica, pública o privada que brinde servicios de infraestructura, plataforma, software u otros servicios. 

k) Transferencia de datos personales: acción mediante la cual se trasladan datos personales del responsable de una base de datos personales a cualquier tercero distinto del propio responsable, de su grupo de interés económico, del encargado, proveedor de servicios o intermediario tecnológico, en estos casos siempre y cuando el receptor no use los datos para distribución, difusión o comercialización.

3. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales 

Los Datos Personales de clientes y proveedores actuales y potenciales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de dichos datos y conforme con las finalidades establecidas en esta Política.

3.1. Finalidades del Tratamiento de Datos por parte de A1 Industrial 

Las finalidades del Tratamiento de Datos Personales realizado por A1 Industrial son las siguientes: 

3.1.1. Finalidades para el Tratamiento de datos de clientes 

Cuando A1 Industrial realice Tratamiento de Datos Personales de clientes, lo hará conforme con las siguientes finalidades: 

a) Realizar propuestas comerciales de servicios y productos ofrecidos por A1 Industrial a sus clientes. 

b) Realizar y ejecutar contratos celebrados entre A1 Industrial y sus clientes. 

c) Cumplir obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales y cumplir obligaciones legales. 

d) Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de A1 Industrial. 

e) Realizar trámites de facturación de servicios prestados y productos comercializados por A1 Industrial a sus clientes. 

f) Enviar publicidad sobre productos y servicios de A1 Industrial. 

g) Ofrecer productos de A1 Industrial.

 h) Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra. 

i) Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por A1 Industrial. 

j) Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes. 

k) Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.

l) Enviar encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por A1 Industrial. 

m) Atender y gestionar las solicitudes relacionadas con servicio al cliente. 

n) Validar antecedentes en listas de seguridad, listas OFAC y antiterrorismo, entre otras.

3.1.2. Finalidades para el Tratamiento de datos de proveedores 

Cuando A1 Industrial realice Tratamiento de Datos Personales de proveedores, lo
hará conforme con las siguientes finalidades: 

a) Realizar procesos de negociación, elección y vinculación de proveedores para A1 Industrial y/o sus clientes. 

b) Realizar consignaciones y pagos por servicios prestados por proveedores para A1 Industrial y/o sus clientes. 

c) Realizar registros contables internos y control de cuentas para A1 Industrial y/o sus clientes. 

d) Organizar el registro de información de proveedores para el envío de comunicaciones sobre procesos de licitación y el envío de órdenes de compra para A1 Industrial y/o sus clientes.

 e) Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con A1 Industrial y/o sus clientes. 

f) Elaborar reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores. 

g) Validar antecedentes en listas de seguridad, listas OFAC y antiterrorismo, entre otras. 

3.2. Tratamiento de Información Financiera 

A1 Industrial podrá consultar, solicitar, suministrar, reportar procesar y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de clientes y proveedores ante los operadores de información, con el fin de llevar a cabo un análisis de la viabilidad y continuidad de sus relaciones contractuales. Para tales efectos, A1 Industrial deberá solicitar el Consentimiento del Titular. 

3.3. Tratamiento de Datos Sensibles 

Como regla general el Tratamiento de Datos Sensibles se encuentra prohibido y A1 Industrial solo podrá recoger y procesar los mismos cuando tenga consentimiento expreso del Titular y solo cuando la finalidad de tratamiento justifique solicitar este tipo de datos. 

3.4. Transferencia de Datos Personales 

En la Transferencia y Transmisión de Datos Personales tanto dentro del país como en el extranjero, A1 Industrial solicitará, como paso previo, el Consentimiento del Titular para la transferencia. 

3.4.1. Transferencia a proveedores de servicios o dentro del mismo grupo 

Los datos pueden comunicarse a proveedores de servicios, Encargados o dentro del mismo grupo económico, sin requerir el Consentimiento del titular.

Se considera Encargado a toda persona física o jurídica, entidad pública o privada, o cualquier otro organismo que da tratamiento a los datos personales por cuenta del responsable de la base de datos. El intermediario tecnológico o proveedor de servicios es la persona física o jurídica, pública o privada que brinde servicios de infraestructura, plataforma, software u otros servicios.

Se considera grupo de interés económico a aquella agrupación de sociedades que se manifiesta mediante una unidad de decisión, es decir, la reunión de todos los elementos de mando o dirección empresarial por medio de un centro de operaciones, y se exterioriza mediante dos movimientos básicos: el criterio de unidad de dirección, ya sea por subordinación o por colaboración entre empresas, o el criterio de dependencia económica de las sociedades que se agrupan, sin importar que la personalidad jurídica de las sociedades se vea afectada, o que su patrimonio sea objeto de transferencia, independientemente de su domicilio y razón social. Cuando la PRODHAB lo requiera la condición de grupo de interés económico podrá ser demostrada al menos por medio de una declaración notarial jurada o documento legal equivalente de la jurisdicción del titular de la base de datos sin perjuicio de las facultades de investigación de la PRODHAB.

4. Derechos de los Titulares 

El titular de los datos tiene el derecho de acceso a la información, rectificación, supresión y eliminación. Este derecho puede ejercerse indistintamente ante el Responsable o ante la PRODHAB. El derecho de acceso a la información personal le permite al titular: 

a) Obtener en intervalos razonables, según se disponga por reglamento, sin demora y a título gratuito, la confirmación o no de la existencia de datos suyos en las bases de datos de A1 Industrial. En caso de que sí existan datos suyos, estos deberán ser comunicados al Titular en forma precisa y entendible.

b) Recibir la información relativa a su persona, así como la finalidad con que fueron recopilados y el uso que se le ha dado a sus datos personales. El informe deberá ser completo, claro y exento de codificaciones y deberá estar acompañado de una explicación de los términos técnicos que se utilicen. 

c) Ser informado por escrito de manera amplia, por medios físicos o electrónicos, sobre la totalidad del registro perteneciente al titular, aun cuando el
requerimiento solo comprenda un aspecto de los datos personales. Este informe en ningún caso podrá revelar datos pertenecientes a terceros, aun cuando se vinculen con la persona interesada, excepto cuando con ellos se pretenda configurar un
delito penal. 

d) Tener conocimiento, en su caso, del sistema, programa, método o proceso utilizado en los tratamientos de sus datos personales. 

El ejercicio del derecho en el caso de datos de personas fallecidas, le corresponderá a sus sucesores o herederos. 

El Derecho de rectificación y eliminación le permite al titular: 

a) Obtener la rectificación de los datos personales y su actualización o la eliminación de estos cuando se hayan tratado con infracción a las disposiciones de la ley aplicable, en particular a causa del carácter incompleto o inexacto de los datos, o hayan sido recopilados sin autorización del titular. 

b) Solicitar y obtener de la persona responsable de la base de datos, la rectificación, la actualización, la cancelación o la eliminación y el cumplimiento de la garantía de confidencialidad respecto de sus datos personales.

 El ejercicio del derecho en el caso de datos de personas fallecidas, le corresponderá a sus sucesores o herederos. 

A1 Industrial tiene un plazo de 5 días hábiles para atención de solicitudes del titular, quién también puede acudir directamente ante la PRODHAB sin que sea requisito contactar primero a la empresa. 

Adicionalmente debe proveerse al titular de un mecanismo para la revocación del consentimiento, el que debe ser simple e igual de fácil que el usado para el brindar el consentimiento. Se cuenta con un plazo de 5 días para atender a esta solicitud.

5. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

 La Oficina Administrativa de A1 Industrial será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento.